El doctor Xavier Varona, vicerrector de Títulos y Tecnología de la UIB, nos explica los motivos del fallo técnico el primer día del proceso de matriculación
- 1 de septiembre, primer día del proceso de matriculación y... la aplicación de automatrícula no funcionó. ¿Qué pasó exactamente?
Realmente fue como cuando hay un accidente de avión, un cúmulo de causas. En primer lugar, es el primer periodo de matrícula de septiembre que no coincide con exámenes. Esto quiere decir que todos los alumnos de la UIB podía matricularse desde el primer día. Un dato significativo es que el número de matrículas de este año, el primer día, prácticamente ha duplicado el del curso anterior. A este hecho se le añadió otro, un comportamiento inesperado de una de las piezas clave de la aplicación, el software de la base de datos, que falló por un error, en aquellos momentos desconocido por el proveedor externo de la UIB, y que solo se manifiesta en momentos de muchos accesos simultáneos. Esto provocó que el servicio para matricularse estuviera disponible intermitentemente, pero que no lo pudiésemos parar mientras no se encontrara la causa de dicho comportamiento.
- Parece el argumento de la película La tormenta perfecta
Así es. Nada hacía prever que podía pasar esto, ya que hay un protocolo muy estricto de pruebas antes del día de matrícula, y todo había funcionado correctamente. Con la infraestructura de la que disponemos para el sistema de matrícula no tenía que haber ningún problema. Claramente, cuando después se ha usado en entorno real es cuando se ha mostrado el comportamiento inesperado.
- Pero no es la primera vez que nos encontramos con problemas de acceso a la hora de hacer el proceso de matriculación, ¿tan difícil es de prever?
Es cierto, no es la primera vez, pero la última fue hace ya tres años, desde entonces se mejoró la aplicación y no hemos vuelto a tener ningún problema en cinco campañas de matrícula seguidas. Quiero recordar que el proceso de matrícula para los nuevos alumnos el pasado mes de julio no tuvo ninguna incidencia.
- Ante una situación como esta, ¿qué protocolo de actuación se sigue? ¿Qué personal y qué servicios se destinan a gestionar el problema?
Se creó un equipo coordinado con personal del Servicio de Alumnos y Gestión Académica y del Centro de Tecnologías de la Información para gestionar la situación. La prioridad era restablecer el servicio, para que los alumnos se pudieran matricular lo más pronto posible. En seguida que tuvimos identificada la avería decidimos desactivar la matrícula. Otra cosa fue encontrar la solución adecuada.
- Ahora mismo, ¿podemos decir que ya se ha normalizado la situación?
Sí. Te daré un dato significativo, ayer se matricularon 4.500 alumnos. Cabe destacar que en los primeros 5 minutos se realizaron 500 matrículas y a los 21 minutos ya había 1.500.
- Este incidente no parece una buena carta de presentación ante los nuevos estudiantes de la UIB, ¿qué medidas se han tomado para que no se vuelva a repetir?
Antes que nada, quiero pedir disculpas por las molestias ocasionadas. También quiero agradecer las muchas propuestas en positivo y las sugerencias que los estudiantes nos han hecho llegar para mejorar el sistema.
Hay que decir que a los nuevos estudiantes no les ha afectado, dado que, como ya he dicho, se matricularon en julio sin ningún incidente.
La medida que tomaremos, para los alumnos de continuación, será organizativa, para buscar mecanismos de matriculación escalonada que eviten aun más, si es posible, el riesgo de una nueva tormenta perfecta.
Fecha de publicación: 04/09/2015