La Gerente de la UIB, Antònia Fullana

Antes del verano, se invitaba al PAS de nuestra universidad a conocer un nuevo Plan de actuaciones de Gerencia 2015-2017 y a reflexionar sobre él. Han pasado diez años de la aprobación del primer Plan estratégico de Gerencia, y la UIB no ha dejado de trabajar con la intención de implicar a la comunidad universitaria en la consecución de los objetivos de la institución. Hablamos con la Gerente de la UIB, Antònia Fullana.

1. Diez años trabajando desde la Gerencia colaborando hacia la consecución de los fines de la UIB. Así se introduce el Plan de actuaciones de Gerencia de la UIB 2015-2017. En estos años han pasado personas y hechos. ¿Nos podéis resumir qué se ha conseguido?

Corresponde a la Gerencia gestionar los servicios administrativos y económicos de la Universidad, durante estos años hemos participado en esta tarea gerentes de equipos de dirección diferentes, con una misma misión y con objetivos similares, que hemos contado con la implicación de la comunidad universitaria, en especial en cuanto a la organización administrativa del personal de administración y servicios. En este sentido, el hecho de tener un plan estratégico o de actuaciones ha contribuido a la cohesión interna y ha actuado como hoja de ruta para avanzar en una misma dirección.

También es cierto que estos años se han producido muchos cambios en el entorno, sociales, normativos, pero sobretodo tecnológicos que, a pesar de los avances alcanzados, nos obligan a continuar cambiando día a día.

Por ejemplo, recuerdo del primer plan estratégico que uno de los objetivos era que cada servicio tuviese su propia página web, y ahora es impensable prescindir de esta herramienta. Como antes comentaba, seguramente los cambios más importantes en la administración de la Universidad han venido impulsados por las innovaciones tecnológicas; así, estos años se han ido configurando los primeros procedimientos electrónicos, muchos de ellos a través de UIBdigital, como la automatrícula.

Pero justamente, la planificación y la voluntad de avanzar en ocasiones se ve alterada por eventos externos, y es necesario hacer adecuaciones en la organización y en las actuaciones previstas. Así, la crisis económica y los recortes de estos años han sido un obstáculo importante para implantar las mejoras que habríamos querido en la organización, y han impedido hacer la inversión necesaria para la implantación de la administración electrónica. Basta como ejemplo decir que en cuatro años se redujo el número de efectivos de PAS en 50 personas.

2. Un nuevo plan de actuaciones de la Gerencia 2015-2017, el que habéis impulsado, en el que se marcan tres ejes donde se debe actuar. ¿Nos podríais explicar qué destacaríais de este documento?

Desde el momento que acepté el cargo de Gerente uno de los cometidos que surgió del equipo de dirección, junto con el compromiso de que no habría más despidos, fue un diagnóstico sobre la administración de la Universidad y determinar qué mejoras e innovaciones era necesarias para adaptar la organización y la gestión a las demandas de nuestros usuarios, tanto internos como externos, alumnos, PDI, equipos de dirección de los centros, etc. A partir de esta demanda se hizo un estudio sobre innovaciones en la organización administrativa de la UIB, cuyas conclusiones se han tenido en cuenta y han servido de base a la hora de elaborar este documento.

Por otra parte, también era consciente que los recortes habían afectado mucho al colectivo del PAS, hasta el punto que se había resentido la estabilidad de la plantilla y había necesidad de reforzar servicios o áreas que claramente habían quedado deficitarios, efecto a veces agraviado por los múltiples controles y exigencias impuestos por cambios normativos diversos.

Siempre he pensado que tenemos un buen personal de administración y servicios, pero la situación de crisis de estos años ha provocado un sentimiento de fatiga y a veces de desmotivación que me preocupa, por este motivo  encontré que el eje dedicado al personal de administración tenía que ser lo primero, y que las acciones se tenían que encaminar, aparte de a hacer más eficiente la organización, también a mejorar la motivación, la estabilidad de la plantilla y aumentar su calificación profesional.

La introducción de herramientas de trabajo colaborativo, las mejoras en las aplicaciones de gestión y la inversión en TIC serán piezas clave para hacer más eficiente la organización y para la efectiva implantación de la administración electrónica, que, a pesar de que hace algunos años se inició, no ha avanzado como querríamos.

Destacaría también del documento la apuesta por la transparencia y el rendimiento de cuentas, no solo en aquellos aspectos en los que la entrada en vigor de la Ley 19/2013 nos obliga, sino por el compromiso y el cambio de cultura que representa organizar la información de nuestra gestión para publicarla de forma clara y comprensible para los interesados.

Espero y deseo que se mejore la financiación de nuestra universidad para poder ver realizados estos objetivos.

3. El eje 1 habla del PAS y de trabajar por objetivos para medir la calidad del trabajo. ¿Qué actuaciones destacaríais y cómo pensáis que se puede medir la calidad del trabajo y la consecución de los objetivos?

Son muchas las acciones previstas para este colectivo, algunas muy esperadas, como la promoción interna que se llevará a cabo el año 2016, pero sin duda las líneas de actuación que han generado más expectativa y que representan una novedad en nuestra administración son la carrera administrativa, la evaluación del cumplimiento y la gestión por objetivos.

El Estatuto básico del empleado público (EBEP) prevé la necesidad de introducir reformas que mejoren la eficiencia del trabajo en la Administración, y permite que se configuren modelos de carrera profesional basados fundamentalmente en el desarrollo de competencias y en el rendimiento.

Estos modelos, tan habituales en el ámbito privado, son escasos en la Administración, pero si queremos avanzar en la definición de un modelo de carrera profesional para el PAS de la Universidad, tendremos que establecer los elementos de medida. Trabajaremos junto con los representantes de los trabajadores para consensuar el modelo que más se adapte a nuestra realidad, pero hemos previsto que la valoración del trabajo debe ser uno de los elementos a tener en cuenta.

En este sentido se debe introducir poco a poco un cambio  en la manera de organizar el trabajo, con la definición previa de objetivos por servicios, con indicadores de medida y con un seguimiento y la evaluación del cumplimiento de éstos. Soy consciente que ésta es una novedad importante y que representará un esfuerzo sobre todo para las personas que ocupen lugares de responsabilidad, pero que favorecerá el trabajo en equipo y redundará en una mejora de la organización.

4. El eje 2 habla de innovación en gestión y organización. ¿Esto pasa por impulsar de verdad la administración electrónica, el trabajo colaborativo? ¿Nos podéis concretar y resumir a qué nos referimos y dónde estamos ahora?

Este eje habla de la innovación en la gestión, y efectivamente esto pasa por mejorar las estructuras de la organización administrativa y las herramientas que se utilizan. En las conclusiones del estudio diagnóstico sobre innovaciones en la gestión y la organización de la UIB se destaca la necesidad de hacer cambios en la organización para mejorar el apoyo y la coordinación en aquellos temas más generales y transversales, y en concreto en la gestión académica y la gestión de la investigación.

De hecho, desde que hicimos el estudio se ha creado el Servicio de Alumnos y Gestión Académica y se ha ampliado la Oficina de Apoyo a la Investigación, y se está organizando y dotando de contenido y estructura a estos servicios para dar respuesta a la demanda que apuntaba antes.

 

Por otra parte, si queremos mejorar la organización y facilitar el trabajo por objetivos, tenemos que documentar los procesos, elaborar manuales de procedimientos y fomentar el trabajo en equipo, ya sea en grupos de trabajo, comisiones o mediante el uso de herramientas de trabajo colaborativo como UIB Wiki o UIB OwnCloud, entre otras.

Pero evidentemente también tenemos que dar un impulso importante a la administración electrónico y mejorar el servicio que ofrecemos a nuestros alumnos y a los ciudadanos de esta tierra. Actualmente en este proyecto participa un grupo de personas coordinadas por la comisión asesora de administración electrónica, que trabajan desde una triple perspectiva: jurídica, técnica y de gestión. De las acciones realizadas, hay que destacar que se ha implantado la factura electrónica, se está configurando el ENS, se está llevando a cabo una experiencia piloto de gestión documental para las reuniones de los órganos de gobierno, se ha implantado el código de verificación electrónico (CVE) en la papeleta de las pruebas de acceso a la Universidad y se espera que el registro electrónico será muy pronto una realidad.

Me gustaría estos años que tenemos por delante poder hacer un paso importante con este proyecto, espero que nos ayudarán a ello las posibilidades de financiación a través de los Fondos estructurales europeos que se prevén en el PO 2014-2020 de las Illes Balears.

 

5. El eje 3 es de la transparencia y rendición de cuentas. ¿Aún no somos transparentes? Habláis de información clara y actualizada en el web..., todo esto parece fácil pero lleva mucho trabajo y no siempre se consigue. ¿Cómo lo haremos para mejorarlo?

No es que no seamos transparentes y claros con la información de la Universidad, pero somos conscientes que ahora más que nunca se ha incrementado el nivel de exigencia de la sociedad hacia la Administración pública, y queremos hacer todo lo que esté en nuestras manos para satisfacer esta exigencia.

En este sentido tenemos que continuar potenciando la información de las webs de los servicios, pero también tenemos que completar la información del portal de transparencia de acuerdo con los criterios de la Ley 19/2013, y tenemos que aprovechar las oportunidades que nos ofrece la implantación de la contabilidad analítica (proyecto impulsado por el Ministerio de Educación y la IGAE específico para las universidades) y la adaptación del rendimiento de cuentas al nuevo plan para hacerlo.

Porque hacer una buena gestión de los recursos económicos de la Universidad es uno de los principales cometidos de la Gerencia, pero también el rendimiento de cuentas. Por eso tenemos que ser muy responsables, claros y transparentes con la comunidad universitaria primero y con la comunidad autónoma que nos financia pero también con los ciudadanos que con los impuestos contribuyen a la sostenibilidad de los servicios públicos, éste es un compromiso en el que queremos incidir estos años.

Conseguir los objetivos que se proponen en este eje es una cuestión de organización y de voluntad y, si procede, de destinar recursos a ello. Estoy convencida que es posible.

6. ¿Cómo os gustaría que fuese la UIB de 2017?

Soy consciente que dos años no permiten hacer grandes cambios y que muchos de los temas planteados exigen tiempo, recursos y un dinamismo que a veces en la Administración pública, tan burocratizada como está, no es fácil. Pero es cierto que con lo que somos capaces de hacer en el presente y los años que vienen haremos la UIB del mañana.

La Universidad de 2017 me gustaría que estuviese más bien financiada, que nos mantengamos en lugares pioneros en investigación y docencia y que las actuaciones previstas en este plan se hayan implementado. Estoy segura que con cualquier escenario, con más o menos tiempo, entre todos seremos capaces de hacerlo. Pero sobre todo, lo que más me gustaría es haber contribuido a mejorar las condiciones y la satisfacción de las personas que trabajamos en la Universidad.

Fecha del evento: 28/09/2015

Fecha de publicación: Fri Sep 25 10:01:00 CEST 2015